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Estrategias para gestionar tu negocio y equipo de trabajo en tiempos de COVID-19

Estrategias para gestionar tu negocio y equipo de trabajo en tiempos de COVID-19

Muchos empresarios de repente han cambiado el desarrollo de su actividad empresarial con la mayoría de los empleados trabajando desde su casa, una transición que presenta retos nuevos e imprevistos.

Para los directivos responsables de equipos que de repente cambian de un trabajo en la oficina a otro en remoto, la gran pregunta es: ¬Ņc√≥mo se mantiene la cohesi√≥n, la productividad y la moral alta, cuando el equipo est√° fuera de su lugar de trabajo habitual? La situaci√≥n particular de cada equipo es √ļnica, pero les presentamos las mejores pr√°cticas para que propietarios y directivos ayuden a sus equipos a adaptarse, seg√ļn los expertos.

Realiza un inventario de TI

Es probable que la tecnología sea la columna vertebral de su entorno de trabajo y no es menos cierto que ahora su equipo trabaja en remoto. Corresponde a los directivos evaluar qué TI necesita su personal para trabajar en remoto, asegurarse de que disponen de ella y garantizar que sigue siendo segura.

Un excelente primer paso para los directivos es hacer una encuesta a los empleados, ya sea por teléfono, correo electrónico o en línea (como los formularios de Google gratuitos), para saber qué tienen y qué no tienen. Entre los elementos básicos se incluyen ordenadores portátiles de sobremesa adecuados, software y una conexión a internet lo suficientemente rápida como para poder realizar llamadas de audio y vídeo.

Y recuerda que las necesidades tecnol√≥gicas no se van a resolver todas a la vez. ¬ęLas necesidades tecnol√≥gicas ir√°n en cascada y aparecer√°n por oleadas¬Ľ, dice Daniel McGinn, editor ejecutivo de¬†Harvard Business Review¬†y uno de los anfitriones del podcast¬†Dear HBR. ¬ęUna vez que logre que todos se comuniquen con Slack o con otras herramientas, podr√° empezar a identificar qu√© otras cosas necesitan¬Ľ, ya sean dispositivos nuevos como ordenadores port√°tiles e impresoras.

Y evita la tentación de dejar la solución de problemas técnicos a su plantilla. Como directivo, se trata de un área en la que puedes y debes asumir la iniciativa. Si tus empleados en remoto necesitan que se les entreguen portátiles e impresoras nuevas en sus casas, o asistencia de TI las 24 horas del día, Xerox ha lanzado recientemente un Paquete trabajador en remoto.

Mantén la comunicación con tu equipo

Habla con tu equipo. Despu√©s, habla con ellos otra vez. La repetici√≥n, ahora m√°s que nunca, es una funci√≥n esencial del liderazgo y la comunicaci√≥n eficaz. Te explicamos el porqu√©: Las investigaciones se√Īalan que hasta el 50 por ciento de todos los correos electr√≥nicos se entienden de forma equivocada, y muchos destinatarios interpretan incluso las comunicaciones positivas del tipo ¬ębuen trabajo¬Ľ, como sarc√°sticas o negativas, seg√ļn el Dr. Nick Morgan, fundador y CEO de¬†Public Words, una empresa de consultor√≠a de comunicaciones empresariales con sede en Boston, y autor del libro¬†Can You Hear Me?

¬ęNosotros, los humanos, tenemos un sesgo de negatividad", dice Morgan. ¬ęCuando no obtenemos la informaci√≥n que normalmente obtenemos a trav√©s de los cinco sentidos, el cerebro la llena con cosas inventadas¬Ľ.

La videoconferencia es obviamente una soluci√≥n muy importante, y algunas empresas de tecnolog√≠a est√°n incluso recurriendo a las plataformas de juegos y a la realidad aumentada para conectarse. El hecho de poder ver la cara que acompa√Īa a la voz es determinante, dice Morgan. Su investigaci√≥n ha demostrado que apenas el 5 por ciento de todas las comunicaciones de negocios se hacen por videoconferencia, pero cree que el 95 por ciento deber√≠a hacerse de esta manera. Aunque cuanto m√°s breve, mejor: los responsables deben¬†mantener las reuniones por videoconferencia a 30-45 minutos¬†- despu√©s se desvanece la atenci√≥n.

M√°s all√° de hablar a tus empleados, tambi√©n debes dedicar tiempo a escuchar. ¬ęPreguntar c√≥mo est√°n los empleados, preocuparse de c√≥mo se sienten y asegurarse de que se sienten reconocidos, es algo que los buenos directivos pueden hacer de forma remota en este momento¬Ľ, dice McGinn de HBR.

Destaca el bienestar de los empleados

Recientemente HBR public√≥ una historia muy bien recibida¬†sobre c√≥mo lo que todos estamos pasando en este momento es¬†angustia. En vista de lo cual, los directivos deben estar especialmente atentos al estr√©s y al desgaste. Aseg√ļrate de que los empleados que, aunque deben seguir siendo productivos, est√©n de acuerdo en hacer pausas, dedicar tiempo a hacer ejercicio si la salud lo permite, desconectar del trabajo al final de la jornada, seguir los √ļltimos consejos del gobierno municipal y de las autoridades sanitarias para mantener un buen estado f√≠sico y mental.

¬ęSi la gente trabaja de forma virtual, tambi√©n se puede trabajar en exceso¬Ľ, dice Curtis.

En efecto, la conectividad instantánea, y siempre accesible, que ofrecen los teléfonos inteligentes y las aplicaciones en línea como Slack o Microsoft Teams significa que quienes trabajan desde casa -tanto directivos como empleados- se encuentran trabajando más de lo que lo harían durante un día normal de trabajo en la oficina y padecen un desgaste excesivo.

Una táctica sencilla para evitarlo es que los directivos animen a los empleados a que busquen un espacio específico destinado a trabajar en sus casas.

¬ęSi se tiene un espacio dedicado para trabajar, y una vez que se sale de √©l, se desconecta, lo que puede ser muy √ļtil¬Ľ, dice McGinn.

Mantén a tu equipo motivado

¬ŅC√≥mo mantener a tu equipo motivado en tiempos de home office? Para muchos, adaptarse a la emergencia sanitaria que se vive a nivel mundial ha sido complicado, y migrar a modelos de trabajo en casa se convirti√≥ en una de las acciones primordiales para dar respuesta a la pandemia y tratar de disminuir el contagio.

La capacidad de adaptarte a nuevas realidades es uno de los grandes pilares para tener un equipo de colaboradores motivado, así lo dio a conocer Diana García, directora de Recursos Humanos en Ingram Micro México.

De acuerdo con la ejecutiva, la pandemia por el COVID-19 marcará un antes y un después. En primer lugar porque antes de esta situación muchas empresas veían complicado trabajar desde casa o bien aseguraban que esto era imposible para determinados puestos.

Adaptación

La sana distancia, los protocolos de higiene y el resguardo permiten a las personas sentirse bien unos días y otros no, y de acuerdo con la ejecutiva, la clave es mantener el ánimo y la energía para adaptarte a las circunstancias.

‚ÄúEs importante que tus colaboradores se sientan parte de algo para continuar con el negocio y la econom√≠a del pa√≠s. Sentirnos parte de un grupo es positivo, siempre y cuando lo hagamos de manera responsable y pensando que pronto todo volver√° a la normalidad, y nos volveremos a ver en la oficina, en las sesiones de caf√© con los compa√Īeros, a la hora de la comida y que volveremos a re√≠r hasta que nos duela el est√≥mago‚ÄĚ, a√Īadi√≥.

Lograr esta adaptaci√≥n es posible cuando los equipos de alta direcci√≥n se re√ļnen para adaptar pol√≠ticas, procesos, y agregan protocolos para garantizar la salud de las personas y dar continuidad a la operaci√≥n. Encontrar este balance ser√° lo que lleve a tu organizaci√≥n a identificar retos y desaf√≠os.

Evita que el estrés te atrape

El estr√©s genera momentos de crisis, angustia y ansiedad, este c√ļmulo de emociones identifican una adversidad y esta es la se√Īal que nos provoca el proceso de cambio cuando vivimos algo que nos saca de la rutina y nos lleva a enfrentarnos a distintas situaciones.

Sin embargo, estas situaciones adversas se pueden convertir en oportunidades, para lograrlo primero debes identificar tu situación y entender que algo positivo te dejará.

‚ÄúPiensa en qu√© est√°s haciendo con ese tiempo para reinventarte, pero tambi√©n es importante que para motivar a tu equipo de trabajo, te motives a ti primero. Si el l√≠der de un equipo no se siente motivado no podr√° llevar esa motivaci√≥n a nadie m√°s. Recuerda que nadie da a los dem√°s lo que no puede darse a si mismo‚ÄĚ, ahond√≥.

El liderazgo, factor clave durante la pandemia

El modelo humano de negocios es el m√°s recomendable en estos momentos. El enfocarte a las personas, sensibilizarte y escuchar sus necesidades y preocupaciones es vital.

Garc√≠a recomienda promover un prop√≥sito a tus colaboradores y reforzar cu√°l es el prop√≥sito de la empresa, esto quiz√° lo puedes hacer a partir de la pregunta, ¬Ņqu√© echar√≠as de menos si el mundo no contara con tu empresa?

4 estrategias para motivar

  1. Construye una cultura digital de alta confianza.Para motivar hay que partir del hecho de que debemos conectar. Quizás en la oficina te sentías integrado con tu equipo, había buena relación y sentías una afinidad. Esto derivaba en que era fácil involucrarlo en decisiones importantes pues tenían reuniones presenciales y hoy todo es diferente así que hay que adaptar las mismas estrategias de forma digital.

Usar video es una de las recomendaciones, pues no hay nada mejor que iniciar una conversación teniendo contacto visual con tu equipo de trabajo, y así captar emociones, si hay ánimo, tristeza, preocupación o enojo; esto te permitirá como líder saber el terreno que estás pisando.

Ante los malos tiempos es necesario tener un plan con los objetivos para conseguir que el personal se sienta incluido, es importante también ser transparente con los retos a los que se enfrenta la organización y recibir retroalimentación de los colaboradores.

  1. Sé auténtico y honesto en tiempos de retos.Ser claros con el personal, contestar sus preguntas de forma honesta, mantente cercano a tu gente y sé auténtico.

Reflexiona sobre cómo te estás comunicando con tu gente. No abuses de las formas de comunicación. Recuerda que a algunos se les complica el home office.

‚ÄúUn l√≠der por mantener este constante contacto con la gente no debe dejar de la sensibilidad. Humaniza tu comunicaci√≥n, mete el efecto balance que te permita tener un proceso real. Cuando un l√≠der logra conectar con su gente genera un sentido de pertenencia‚ÄĚ, explic√≥ la ejecutiva.

  1. Crea espacios para conectar y validar.Verificar que todo est√© bien, que la organizaci√≥n est√© en ritmo y todo se cumpla a√ļn con reservas. Considera reuniones diarias cortas, no solo de trabajo, crea m√°s bien espacios personales, crea sensibilidad en el entorno, pon foco en las personas.

Abre espacios donde puedas fortalecer las relaciones personales, que la gente hable de cómo le va en su casa, la idea es mantener la conversación que generalmente se daba en la oficina, a la hora del café o cuando salían por la tarde a tomar un trago. Es importante que este relacionamiento no se pierda. El coronavirus afecta las emociones porque vino a cambiar la forma en que convivimos.

  1. Encuentra momentos de orgullo. Celebra las victorias del equipo, comparte cosas sobresalientes, muéstrales que estás satisfecho con su trabajo. Esto motiva al personal y ayuda a que a lo largo de esta contingencia tenga ganas de hacerlo mejor cada vez.

Motivar a los miembros del equipo con el simple hecho de decir que est√°s satisfecho con su trabajo les da paz sobre todo en tiempos de inseguridad y ante el temor de que el trabajo se pueda terminar.

‚ÄúSaber que haces lo correcto da mucha satisfacci√≥n, no dejes de pasar la oportunidad de reconocer a la gente que est√° haciendo bien las cosas. Invita a otros colegas a que te acompa√Īen en este reconocimiento. Una de las quejas m√°s frecuentes en todas las empresas es que la gente no se siente valorada, ni siente que su esfuerzo se aprecie‚ÄĚ, explic√≥.

Estas son algunas de las actividades que algunas empresas realizan durante la contingencia

-Viernes tem√°ticos. Por video llamada los colaboradores comparten momentos con sus mascotas, sus familias o utilizan accesorios graciosos como sombreros y diademas.

-Sesión de café

-Cumplea√Īos virtuales

-Héroes sin capa.

Además de estas actividades, el mayorista fomenta el talento interno y ha creado una línea de asesoría médica y asistencia emocional para aquellos empleados que lo requieran, sobre todo porque son temas que las empresas deben considerar a propósito de la NOM 035.

Productividad laboral

La creciente presión en el entorno laboral puede provocar la saturación física o mental en un colaborador impactando su salud y su vida personal. De acuerdo con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) el 75% de los mexicanos padece fatiga por estrés laboral, superando a países como China y Estados Unidos, y la actual situación que se vive hoy en el mundo puede provocar que el porcentaje aumente.

La incertidumbre derivada de la contingencia sanitaria por COVID-19, sumada a las presiones económicas, preocupaciones familiares y el mantener el mismo o mayor nivel de productividad laboral, significa una presión más para cualquier empleado. 

Para aminorar algunos de los efectos del desgaste profesional AT&T México recomienda:

  • Delimitar horarios. Dentro de los desaf√≠os que conlleva trabajar en casa, a algunos colaboradores les puede resultar complicado determinar horarios laborales espec√≠ficos, ya que pueden sentir que tienen que estar conectados todo el tiempo, dejando poco espacio para descansar.
  • Mantener o generar espacios familiares. Es importante buscar un balance vida-trabajo, evitando sentir culpa al dedicar tiempo a realizar labores en el hogar, trabajo de cuidados o convivir con la familia.
  • Establecer prioridades para nivelar cargas de trabajo. Como l√≠der de equipo, hay que saber definir prioridades para los integrantes y exhortarlos a que detecten y compartan cuando sientan carga excesiva de trabajo.

Y los directivos también deberían cuidarse.

A veces, ser directivo o propietario de un negocio puede resultar bastante solitario, con todo el equipo dependiendo de uno en materia de liderazgo y orientación, pero sin un hombro en el que apoyarse o un oído dispuesto a escucharle. Como se suele decir, la cima es un lugar muy solitario.

Para obtener el apoyo que necesitan, los directivos que se encuentran en transición hacia el trabajo en remoto deberían plantearse la posibilidad de recurrir a mentores u otros líderes dentro de su empresa, en su área local, en su sector o en el resto del mundo para que les asesoren.

Las redes sociales como LinkedIn, los grupos de Facebook, WhatsApp, Slack, Discord, e incluso las funciones de ¬ęMensajes directos¬Ľ y ¬ęAmigos cercanos¬Ľ de Instagram, ofrecen a los directivos la oportunidad de encontrar una comunidad de compa√Īeros l√≠deres con ideas afines y puestos similares que les ayuden a orientarles, escucharles y resolver problemas comunes del trabajo en remoto. Con ese fin, siga a Xerox en estas plataformas, y h√°ganos saber qu√© le preocupa. Estamos aqu√≠ para ayudarle.

 

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